CLUB DES BELLES SOURIS - SANDRINE BOURGEOIS

Type de manifestation : Congrès international hybride, à la fois en présentiel et en visioconférence

Nombre de participants : 150 personnes sur place et 450 participants à distance

"Nous avons fait appel au WTC de Grenoble pour l’organisation du colloque du Club des belles souris, un événement international francophone en mode hybride. Environ 600 personnes ont suivi ces conférences ; 150 personnes étaient présentes sur site et 450 derrière leur écran d’ordinateur en mode visioconférence. De plus, treize stands ont été montés pour accueillir une quinzaine de sponsors.

L’organisation du congrès a été très professionnelle, Clara KIENAST du WTC, a très vite compris nos besoins pour mettre en place de façon anticipée les équipements nécessaires incluant le mobilier, l’audiovisuel, les connections internet pour le bon déroulement de cet évènement. Le WTC a apporté un réel soutien à l'organisation de notre évènement, nous aidant à penser à tout ce qui était nécessaire, faire un bilan récapitulatif peu avant le congrès ainsi que des tests d'audiovisuel juste en amont du congrès avec les partenaires responsables en charge.

L’environnement du WTC est très agréable : atrium lumineux et spacieux, amphithéâtre confortable avec son/image de qualité (grand écran, écrans retours, caméras pour filmer, estrade avec mobilier pour les modérateurs...) et proche de la gare donc très pratique pour les participants sur site qui venaient de diverses origines.

La communication flexible selon nos besoins sur site incluant les affichages et les vidéos de qualité.

Une grande qualité des prestations de service des partenaires comme la société Papillon audiovisuel qui a pris en charge le mode hybride de notre congrès avec beaucoup de professionnalisme et a permis un déroulement des conférences très fluide et de grande qualité d'image et de son pour 450 participants connectés en ligne et 150 personnes en présentiel. Le support technique a été effectué tout au long de la journée pour gérer les problèmes ou questionnements des participants en ligne via le « chat » de la visioconférence, permettant aux organisateurs sur place une plus grande disponibilité pour le congrès.

Nous avons pu mettre en place un colloque sensationnel grâce à la logistique que Clara et son équipe du WTC a su mettre en place en amont, pendant le colloque. Nous les remercions très vivement."

Les organisateurs du club des belles souris 2022.

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